Primi passi in Facebook Business Manager: persone, partner e livelli di autorizzazione

Alcuni advertiser ricorderanno com’era fare pubblicità in Facebook prima dell’introduzione di Business Manager. Un tripudio di autorizzazioni date a profili personali. La cattiva pratica del diventare amico del titolare o del responsabile della comunicazione. La progressiva – e sempre più caotica – convivenza tra vecchi e nuovi strumenti pubblicitari, tra cui diventava sempre più laborioso destreggiarsi.
Poi, finalmente, è arrivato Business Manager. Finalmente uno strumento che si proponeva un solo obiettivo: fare ordine. Sveltendo processi. Rendendoli più sicuri.
All’inizio non era perfetto.Anzi, qualche grattacapo nella transizione l’ha creato.
Ma ne è valsa la pena.
Oggi, un qualunque professionista (o azienda) si reputi sufficientemente serio nel fare marketing in Facebook ha bisogno di adottare Business Manager.
E anche se non è così immediato rendersene conto, il primo passo in Business Manager non riguarda la gestione delle risorse in sé (le pagine, gli account pubblicitari, le fonti di finanziamento e così via) quanto la corretta organizzazione degli utenti che collaboreranno internamente o esternamente all’azienda, ciascuno con obiettivi e responsabilità diverse.
È qui che tutto ha inizio.
Perché, diciamola tutta, la buona gestione di utenti e ruoli è ciò che permette alla piattaforma di venire impiegata in modo efficace. Creando un ambiente di lavoro dove tutti coloro che si occupano di un progetto hanno sotto mano solo ciò che serve, senza abbondare con autorizzazioni superflue.

Persone e partner
Una volta terminata la creazione dell’account, la prima riflessione riguarda il come tirare a bordo le persone che collaborano con noi, scegliendo se aggiungerle alla piattaforma in veste di persone o di partner.

Le due scelte non sono affatto equivalenti. Aggiungendo una persona, permettiamo a un singolo individuo di partecipare all’attività in Business Manager invitandolo attraverso il suo indirizzo email. Stiamo parlando a tutti gli effetti del titolare dell’azienda o di un suo dipendente.
Una persona può disporre di due livelli di autorizzazione:
amministratore
dipendente
Dove un amministratore ha pieno accesso alla piattaforma, un dipendente viene “allocato” sulle risorse da un amministratore e non può agire oltre i limiti posti dall’alto. Neanche a dirlo, è più che consigliato aggiungere quanto prima a Business Manager un secondo amministratore di cui abbiamo piena fiducia e non abbondare in futuro con l’aggiunta di questo specifico ruolo, dati gli illimitati poteri su tutto l’account.

I partner, invece, sono aziende o professionisti esterni con cui collaboriamo. Aggiungendo un partner potremo permettergli di collaborare, attraverso il suo Business Manager, su specifiche nostre risorse, definendo un livello di accesso per ciascuna di esse.
La differenza è sostanziale. Quando una persona viene aggiunta al tuo account, accedendo a business.facebook.com, vede il tuo intero Business Manager e può navigarlo ritrovando le risorse assegnate.
Un partner, invece, non vede il tuo Business Manager, né può accedervi in alcun modo: ritrova invece solo la singola risorsa (la pagina Facebook, l’account pubblicitario, e così via) direttamente nel proprio Business Manager. Un partner non può accedere all’amministrazione del Business Manager del suo cliente e, allo stesso modo, il cliente può eliminare l’accesso del partner alla risorsa in ogni momento.

Vale anche la pena sottolineare che un partner non può ricondividere a terzi (altri account Business Manager) le risorse a cui ha ricevuto accesso. Spetterà al proprietario della risorsa (il cliente, nel nostro caso), aggiungere eventualmente più partner al suo Business Manager.
Per tenere d’occhio eventuali variazioni sui ruoli, già nella homepage della piattaforma è presente la sezione “Attività” che riporta aggiunte o rimozioni agli amministratori e dipendenti del sistema negli ultimi 30 giorni.

Livello di autorizzazione
Una volta che un utente (sia esso persona o partner) si trova all’interno di Business Manager, è possibile assegnarvi una o più risorse su cui dovrà lavorare, definendo nello specifico il livello di autorizzazione.
Il livello di autorizzazione che è possibile assegnare a persone e partner non cambia, naturalmente, rispetto a quanto sarebbe possibile fare senza impiegare Business Manager. Per una pagina Facebook, ritroverai disponibili i livelli amministratore, editor, moderatore, inserzionista e analista; per un account pubblicitario ritroverai i livelli amministratore, inserzionista e analista. E così via.
È interessante sottolineare come sarà necessario, per l’utente che accede a Business Manager come partner, assegnare a sé stesso, all’interno dell’account, la risorsa. Per esempio, un cliente che condivide con il mio account la sua pagina Facebook, assegnandomi il ruolo di inserzionista, non rende completa l’operazione. Una volta ricevuta la risorsa sul mio account, io dovrò comunque entrare nelle impostazioni e auto-assegnarmi la risorsa, potendo operare soltanto all’interno del livello di autorizzazione con cui la risorsa è arrivata a me.
Suona come una logica barocca?
Forse. Nella realtà dei fatti è ben pensata. Significa separare nettamente tra loro degli “oggetti” (persone, partner, pagine, pixel, account pubblicitari, metodi di pagamento, …) per snellire tutti i processi di attribuzione a chi ci dovrà lavorare davvero. Niente è dato scontato. Un altro esempio? Ricevere come partner accesso a una risorsa come una pagina Facebook non significa poi, nel proprio team, doverla necessariamente assegnare con tutti i ruoli possibili ai propri dipendenti. È una scelta libera, da compiere secondo le necessità di progetti in divenire.
Tutto in ordine
Una delle principali obiezioni, all’introduzione di Business Manager, suonava come: se tutto sommato sto già lavorando bene con un cliente – magari un cliente complicato – con autorizzazioni “vecchio stile” (magari il mio profilo personale è stato aggiunto direttamente alle risorse come amministratore) perché dovrei impiegare del tempo per transitare in questo “nuovo mondo”?
Ci sono due aspetti da considerare: da un lato la professionalità di chi lavora con aziende, grandi o piccole, che non sempre sono in grado di comprendere spontaneamente quale sia lo stato dell’arte degli strumenti che permettono di collaborare su un social complesso come Facebook. Spetta al professionista cercare continuamente di spostare l’asticella verso l’alto, puntando all’eccellenza. Eccellenza che si traduce (e questo è il secondo aspetto, per nulla trascurabile) in maggiore trasparenza verso il cliente – chi lavora su cosa e in che modo – e sicurezza nella gestione delle sue risorse.
Insomma, anche se può intimidire (e richiedere qualche tempo per organizzare il tutto) non c’è davvero motivo per farne a meno.
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