Gua prctica para la aplicacin del control horario

Las empresas deben registrar el horario concreto de inicio y finalizacin de la jornada de trabajo de cada trabajador, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que pudiera estar prevista.

1. En qu consiste la obligacin empresarial de registrar diariamente la jornada de trabajo de los trabajadores?

El artculo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (modificado por el Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de proteccin social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo) establece que la empresa garantizar el registro diario de la jornada de los trabajadores. Dicho registro deber incluir el horario concreto de inicio y finalizacin de la jornada de trabajo de cada trabajador, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que pudiera estar prevista.

De este modo, el registro debe contener, como mnimo, la hora de inicio y la hora de finalizacin de la jornada de cada trabajador. As, se trata de una obligacin de mnimos que permite que la empresa registre, si as lo desea, no solo la hora de inicio y de fin, sino tambin el tiempo de trabajo efectivo, as como los tiempos de descanso de cada trabajador. Es importante tener en cuenta que la obligacin recae sobre la empresa, no sobre el trabajador, y por ello, debe ser sta quien garantice el registro estableciendo los medios necesarios para ello.

Adems, la empresa deber conservar el registro de jornada durante cuatro aos, debiendo permanecer el mismo a disposicin de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspeccin de Trabajo y Seguridad Social.

2. La obligacin de registrar la jornada aplica a todos los trabajadores sin excepcin alguna?

Actualmente, la obligacin de registrar la jornada es de aplicacin a todos los trabajadores de la empresa sin excepcin. De este modo, la empresa debe garantizar el registro de jornada de cada trabajador con independencia de las concretas circunstancias en las que stos presten sus servicios (tiempo completo, tiempo parcial, etc.).

3.Es posible registrar el tiempo de trabajo efectivo y no solo la hora de inicio y de fin?

Adems de registrar la hora de inicio y fin, tambin consideramos posible registrar el tiempo de trabajo efectivo. Conforme a lo indicado anteriormente, se trata de una obligacin legal de mnimos que permite que la empresa registre, si as lo desea, no solo la hora de inicio y de fin, sino tambin el tiempo de trabajo efectivo, as como los tiempos de descanso de cada trabajador. A estos efectos, cabe precisar que existirn trabajadores que debido a sus desplazamientos o a sus concretas circunstancias inicien y finalicen su jornada en un determinado momento, sin que todo el tiempo que medie entre ambos momentos tenga la consideracin de tiempo de trabajo efectivo, de modo tal que puede considerarse de inters registrar tambin el tiempo de trabajo efectivo.

Al respecto y como regla general, se entiende por tiempo de trabajo efectivo todo perodo durante el cual el trabajador permanezca en el trabajo, a disposicin del empresario y en el ejercicio de su actividad o de sus funciones. As, conforme a la jurisprudencia europea y nacional, no caben las categoras intermedias, por lo que existir tiempo de trabajo efectivo o tiempo de descanso. Adems, los desplazamientos debern computarse como tiempo de trabajo en caso de que el centro de trabajo del trabajador sea mvil o itinerante, as como en aquellos supuestos en el que los desplazamientos se deban a instrucciones u rdenes del empresario. De esta forma, ser imprescindible observar cada caso concreto para determinar si nos encontramos ante tiempo de trabajo efectivo.

4. Cul es el mecanismo para registrar la jornada de trabajo?

Para cumplir con la obligacin legal prevista en el nuevo redactado del artculo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, la empresa deber acordar cmo organizar el registro y la forma de documentarlo mediante negociacin colectiva (de cualquier mbito, sectorial, empresarial, etc.) o acuerdo de empresa.

Nada indica la norma sobre el tiempo mnimo o mximo que debe durar la negociacin por lo que, en principio, la negociacin no est sometida a un lmite mximo temporal. Eso s, en los casos en los que se prolongue excesivamente habr que poder acreditar que se ha negociado de buena fe, que han existido propuestas, debate, etc. En pocas palabras, la empresa deber poder justificar, objetivamente, la demora en la negociacin para evitar que pueda considerarse que ha intentado dilatar la negociacin con la finalidad de evitar implementar el registro de jornada.

5. Qu sucede si no se alcanza un acuerdo sobre cmo organizar el registro y la forma de documentarlo?

En defecto de negociacin colectiva o acuerdo empresarial, ser la empresa quien decida sobre la organizacin del registro de jornada previa consulta con los representantes legales de los trabajadores de existir.

6. Qu sucede si no existe representacin legal de los trabajadores en la empresa?

La obligacin de implementar el registro diario de la jornada subsiste aunque no exista representacin legal de los trabajadores en la empresa. Sin embargo, en este caso no habr que cumplir con el trmite de consultar a la representacin legal de los trabajadores antes de implementar el registro diario de jornada de trabajo.

En todo caso, entendemos que desde el pasado 12 de mayo de 2019 las empresas sin representacin legal de los trabajadores tendrn la obligacin legal de disponer del sistema de registro de jornada obligatoriamente para todos sus centros de trabajo y trabajadores. Asimismo, tambin entendemos que el establecimiento del registro de jornada debiera ser paulatino o progresivo en estos casos, estableciendo tal vez una comisin de seguimiento (por personas de la empresa ante la ausencia de representacin legal de los trabajadores) que valore y controle su adecuacin a la realidad.

7.Qu opciones vienen considerando las empresas para organizar el registro diario de jornada?

Entre las formas posibles de organizar el registro diario de jornada, las empresas vienen considerando desde un registro electrnico o digital (que no slo registre la hora de inicio y de fin de la jornada, sino tambin el tiempo de trabajo efectivo y los tiempos de descanso de cada trabajador), hasta un registro en papel a ser firmado diariamente por los trabajadores y que incluye nicamente la hora de inicio y de fin de la jornada diaria.

En todo caso, lo habitual es que el sistema de fichaje sea diverso en funcin del tipo de actividad que desempee cada colectivo de trabajadores. A estos efectos, cabe precisar que existen empresas que comercializan sistemas de fichajes para distintos colectivos (trabajadores presenciales, comerciales, trabajo a distancia, etc.).

Las herramientas tecnolgicas que se estn desarrollando no sustituyen el necesario anlisis previo sobre el modelo de registro que se quiere implantar, ni tampoco evitan el proceso de negociacin con los representantes que es necesario abordar, actuaciones para las que podis contar con nuestro asesoramiento en la forma que os parezca ms adecuada. Pero una vez definido el modelo, algunas de estas herramientas tecnolgicas pueden ayudar a implementar el mismo de manera gil y sencilla.

8. El registro diario de jornada puede ser diferente en el seno de una misma empresa?

Como consecuencia de la negociacin colectiva o acuerdo empresarial, consideramos posible que el registro de la jornada pueda ser diferente en funcin de las necesidades que puedan presentar los distintos colectivos de trabajadores o centros de trabajo de la misma empresa.

A estos efectos, cabe precisar que si bien los departamentos de Recursos Humanos desempean un rol determinante en esta materia, resulta altamente recomendable la participacin de los directores de los distintos departamentos de las empresas, ya que son ellos los que conocen las distintas necesidades de actividad de su personal (que son las reales del negocio) y pueden dar valor aadido al registro diario de jornada que se implemente en las empresas.

9. Cundo entra en vigor la nueva obligacin empresarial de registrar diariamente la jornada de trabajo de los trabajadores?

La Disposicin Final Sexta del Real Decreto Ley 8/2019 establece, en su apartado 4, que la obligacin de registrar la jornada ser de aplicacin a los dos meses de la publicacin de la norma en el Boletn Oficial del Estado, esto es, el 12 de mayo de 2019.

10. Es obligatorio registrar la jornada a partir del 12 de mayo o es partir de dicha fecha cuando la empresa debe iniciar la negociacin para posteriormente implementar -con o sin acuerdo- el registro diario de jornada?

Teniendo en cuenta la literalidad de las disposiciones contenidas en el Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, consideramos que es a partir del 12 de mayo de 2019, cuando ha de ponerse en marcha el procedimiento establecido en el mismo (la negociacin) para, ms tarde, implementar el registro.

11.Por tanto, se estara cumpliendo con la nueva obligacin legal si el 12 de mayo se insta la negociacin con los representantes de los trabajadores, en el mbito empresarial o superior, sobre la forma de organizar y documentar el registro de jornada?

S. Aunque se trata de una interpretacin no exenta de riesgo, no parece exigible contar con el registro desde ayer, 12 de mayo de 2019, sino que es a partir de dicha fecha cuando la empresa deber de poner en marcha el procedimiento de negociacin indicado por el Real Decreto Ley 8/2019.

En todo caso, para que pueda entenderse cumplida la obligacin legal, es preciso que al instar la negociacin la empresa proponga un determinado «modelo» de registro, de manera que si la negociacin no concluye con acuerdo -en el plazo no determinado que pueda considerarse que la negociacin realmente subsiste- pueda implantarse el mismo previa consulta con la representacin de los trabajadores.

12. Alguna recomendacin en ese sentido?

Recomendamos que las empresas inicien cuanto antes la negociacin colectiva. En efecto, si bien ayer, 12 de mayo, el registro de jornada no estaba implementado, al menos pueden alegar que estn cumpliendo con la obligacin de negociar en los trminos indicados por el Real Decreto Ley 8/2019.

13. El registro diario de jornada elimina la obligacin empresarial de registrar las horas extraordinarias realizadas por sus trabajadores?

No. Sin perjuicio de la obligacin legal empresarial de garantizar el registro diario de la jornada de los trabajadores (artculo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), se mantiene vigente la obligacin de registrar las horas extraordinarias en los trminos exigidos por el artculo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores.

14. Va a aprobar el Gobierno medidas adicionales vinculadas al registro diario de jornada?

De conformidad con lo dispuesto en el Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, que modifica el artculo 34.7 del Estatuto de los Trabajadores, el Gobierno, a propuesta de la persona titular del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social y previa consulta a las organizaciones sindicales y empresariales ms representativas, podr establecer especialidades en las obligaciones de registro de jornada, para aquellos sectores, trabajos y categoras profesionales que por sus peculiaridades as lo requieran. A la fecha no se ha publicado ninguna regulacin adicional en este sentido. En todo caso, podra aprobarse alguna normativa adicional especfica relativa al registro diario de la jornada, principalmente para los supuestos de jornadas especiales de trabajo reguladas en el Real Decreto 1561/1995.

En todo caso, y luego de efectuar un anlisis de la regulacin en distintos pases, cabe precisar que existen algunas excepciones al registro diario de jornada como es el caso de trabajadores con funciones directivas decisivas y/o alta direccin (Austria, Brasil), trabajadores del hogar (Italia), trabajadores externos y trabajadores a distancia/teletrabajadores siempre y cuando la empresa carezca de medios efectivos para llevar un control (Brasil).

Asimismo, cabe precisar que en Blgica la obligacin de establecer un sistema de registro del nmero de horas diarias efectivamente trabajadas por los trabajadores solo aplica a ciertos sectores (como el sector financiero/bancario) o a ciertos colectivos (como es el caso de los trabajadores a tiempo parcial que prestan servicios fuera de su horario de trabajo habitual) o a trabajadores que realizan jornada laboral variable (con perodos fijos en los que el trabajador debe estar presente «perodo principal» y perodos variables en los que el trabajador elige el inicio y fin de la jornada de trabajo as como los descansos «perodo libre»).

En el caso de Francia, las obligaciones empresariales relativas al control de la jornada laboral varan en funcin del colectivo de trabajadores, efectundose una diferencia entre trabajadores cuya jornada laboral se calcula en horas (semanales, mensuales o anuales) y trabajadores que prestan sus servicios en el marco de un contrato suscrito por un nmero determinado de das («forfail annuel en jours»).

Adicionalmente, resulta de inters citar la regulacin portuguesa sobre registro de jornada, que establece, en el caso de trabajadores que realicen su actividad fuera de las instalaciones de la empresa (por ejemplo, personal de ventas), que el empleador debe asegurarse de que el empleado firme dicho registro inmediatamente despus de regresar a la empresa, o enviar dicho registro debidamente firmado para permitir que la empresa lo tenga en un plazo de 15 das despus de finalizado el trabajo fuera de las instalaciones de la compaa.

15. A qu sanciones se enfrenta la empresa por no cumplir con la obligacin de registrar la jornada de los trabajadores?

S. El incumplimiento de la obligacin de registrar la jornada constituir una infraccin grave en materia laboral de conformidad con lo dispuesto en el artculo 7.5 de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social, y que puede ser sancionada, en su grado mnimo con una multa de 626 euros a 1.250 euros, en su grado medio con una multa de 1.251 euros a 3.125 euros y en su grado mximo con una multa de 3.126 euros a 6.250 euros.

16. Qu incidencias puede haber en el tratamiento de datos personales de los trabajadores por parte los proveedores de servicios que gestionen los registros de jornada?

Las empresas que gestionen los registros de jornada por encargo de los distintos empleadores (responsable del tratamiento), y que por tanto traten datos personales de los trabajadores de sus clientes, sern considerados como encargados de tratamiento conforme a la normativa vigente en materia de proteccin de datos. Sin perjuicio de la obligacin de informacin a los trabajadores en los trminos previstos por la legislacin de proteccin de datos, cabe precisar que la labor del encargado del tratamiento debe ser de estricto sometimiento a las indicaciones del responsable del tratamiento (empleadores) y dicho tratamiento deber documentarse a travs del contrato correspondiente, incluyendo la obligacin de no utilizar tales datos personales para finalidades distintas a las acordadas, medidas de seguridad, etc.