20 claves para aplicar el registro de jornada

Las empresas ya estn obligadas a llevar un registro horario diario del inicio y fin de la jornada laboral y de las horas efectivas de trabajo de todos sus empleados.

Las empresas deben ahora registrar el inicio y fin de la jornada y las horas efectivas de trabajo, cuando la normativa establece una duracin mxima de 40 horas semanales. Si se incumple la obligacin, la Inspeccin extender acta de infraccin grave de un mximo de 6.250 euros, segn establece el nuevo Decreto. Si la Inspeccin constata la realizacin de horas extra no declaradas y su impago, apreciar una infraccin grave o muy grave.

Expansin ofrece 20 claves de la nueva obligacin que impone el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de proteccin social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

– Puede la empresa implantar un sistema de registro sin negociarlo o consultarlo con los representantes de los trabajadores?

No, salvo que no exista representacin legal de los trabajadores en el centro ni secciones sindicales. La empresa debe acordar: los momentos en los que deber ficharse el inicio o fin de la jornada; la responsabilidad del acto de fichaje: si lo deber realizar el trabajador o la empresa; la gestin de situaciones que impidan o dificulten el registro o las consecuencias del no registro por razones ajenas al responsable del acto de fichaje, y el soporte, formato y presentacin de la informacin. La empresa debe registrar la jornada aunque no haya acuerdo o no exista representacin sindical.

– Si la empresa ya dispone de un sistema de registro que implant unilateralmente, deber negociarlo?

S, a fin de cumplir el deber de negociar, para lo que bastar que recabe opinin de la representacin sindical, y seguir la obligacin de adecuar el sistema ya existente al nuevo Decreto, en el sentido de que conste diariamente inicio y fin de la jornada, etc.

– Debe la empresa registrar tambin la jornada del personal de alta direccin?

La posicin mayoritaria apunta al no, pero se recomienda estudiar hacerlo en relacin con las obligaciones vinculadas con la prevencin de riesgos laborales.

– Los registros diarios de jornada, pueden revelar otros incumplimientos horarios de la empresa distintos de la realizacin encubierta de horas extra?

S. Descansos entre jornadas o descansos semanales (con incidencia tambin en materia de prevencin de riesgos laborales) o modificaciones de horario ordenadas por la empresa que pudieran constituir modificaciones sustanciales de condiciones de trabajo sin seguir los trmites requeridos. La empresa puede utilizar los datos recabados a travs del registro para sancionar disciplinariamente (por ausencias o retrasos injustificados, etc.) siempre que lo tipifique en el cuadro de faltas del convenio colectivo y sin perjuicio del deber de informacin previa.

– Debe realizar el trabajador los actos de fichaje diarios o prestar su conformidad a los mismos?

No. Es perfectamente posible que el acto de fichaje de cada trabajador lo realice la propia empresa o cualquier dispositivo automtico sin intervencin manual alguna del trabajador.

– En caso de tiempos de no trabajo (mera presencia o espera o descanso para bocadillo o jornadas partidas, etc.) intercalados durante la jornada, debern registrarse el inicio y fin de cada uno?

S. El registro diario de la jornada lo es de «tiempo de trabajo». Los lmites legales a la duracin de la jornada se hacen siempre en relacin con el trabajo efectivo.

– Podr la empresa excusar su obligacin de registro por la dificultad de situaciones de flexibilidad de la jornada?

No. La norma seala que la obligacin de garantizar el registro diario de la jornada existe «sin perjuicio de la flexibilidad horaria» que se aplique en la empresa.

– En supuestos de trabajadores con autonoma y flexibilidad horaria e, incluso, locativa, cmo podra procederse al registro diario de la jornada ordinaria?

En estos casos, el encadenamiento, en el da, de tramos de tiempo de trabajo y de no tiempo de trabajo, muchas veces a voluntad del trabajador, obligara a una multiplicacin de actos de fichaje de difcil verificacin. Por ello, para cumplir con la exigencia de credibilidad del sistema de registro, es fundamental la intervencin del propio trabajador para informar al sistema.

– En el caso de teletrabajadores, cabra el registro diario de la jornada a travs de la actividad monitorizada de los dispositivos electrnicos a disposicin del trabajador (ordenador, PDA, telfono mvil…)?

S, o bien de forma automtica y en remoto -grabando los horarios de encendido y apagado del dispositivo, cronometrando la actividad real del trabajador y las pausas, etctera.- o bien manualmente -introduciendo el trabajador directamente en la aplicacin los datos de jornada correspondientes-. Es importante garantizar el cumplimento de las obligaciones de proteccin de datos.

– La exigencia legal de registro de la jornada, refuerza la obligacin de las empresas de establecer una poltica interna en materia de desconexin digital fuera de la jornada laboral?

S. El artculo 88.3 de la Ley 3/2018 de Proteccin de Datos ya impone esta obligacin a todas las empresas, especialmente a las que ponen a disposicin de sus empleados el uso de herramientas tecnolgicas que permiten trabajar fuera de la jornada laboral y del centro de trabajo, a distancia o desde su domicilio, bien sea total o parcialmente.

– Deber la empresa realizar el registro diario de la jornada de los trabajadores de empresas de trabajo temporal (ETT) que presten servicios fsicamente en sus centros de trabajo?

S. Aunque la norma impone el deber de registro a cada empresa slo respecto de sus propios trabajadores, el ejercicio legtimo de los poderes de organizacin y direccin, as como el resto de responsabilidades asociadas en materia de proteccin de riesgos laborales y otras imponen a la empresa usuaria tambin el deber de garantizar el registro diario de la jornada de los trabajadores de ETT cedidos.

– Deber la empresa principal realizar el registro diario de la jornada de los trabajadores de empresas contratistas que presten servicios fsicamente en sus centros de trabajo?

No. Se trata de trabajadores ajenos a la empresa principal sobre los que sta no ejerce sus poderes de organizacin y directivos. Ello, no obstante, no excluye la coordinacin entre las empresas de cara al cumplimiento de los deberes de proteccin de riesgos laborales, que deber articularse de manera que no se produzca confusin de plantillas que pudiera constituir indicio de cesin ilegal de trabajadores.

– Un registro diario de jornada sin excesos de horas de trabajo, prueba la ausencia de horas extraordinarias?

No.

– La falta de registro diario de la jornada, incidir en la determinacin en los tribunales de la realizacin de horas extra? Puede derivar responsabilidades en materia de prevencin de riesgos laborales?

Previsiblemente s. Con carcter general, la carga de la prueba recae en el trabajador demandante. No obstante, cuando ste solicite por va judicial copia de los registros, la falta de capacidad empresarial de aportar dicha documentacin determinar la estimacin de la pretensin del trabajador. En casos de accidente del trabajador que puedan vincularse con excesos de jornada, en la medida en que el trabajador genere la duda razonable sobre la existencia de tales excesos, podr utilizarse la ausencia de registro como elemento indiciario en contra de la empresa, acreditando por esta va incumplimientos en materia de prevencin de riesgos laborales.

– Deber la empresa realizar un tratamiento de los datos del registro de jornada como datos de carcter personal del trabajador?

S.

– Debe la empresa incluir en las clusulas de proteccin de datos que los datos obtenidos a travs del registro podrn destinarse a fines disciplinarios?

Es lo deseable, da mayor garanta.

– Quin tiene derecho a acceder a los registros de jornada de la empresa y con qu alcance subjetivo?

La Inspeccin de Trabajo y Seguridad Social, a registros de toda la empresa y de todos los trabajadores. Los representantes legales de los trabajadores, al registro de los trabajadores de su centro de trabajo (criterio de representatividad). Los delegados sindicales pueden acceder a los registros de jornada de toda la plantilla. Los trabajadores, slo a sus propios registros individuales por tratarse de datos de carcter personal.

– Debe la empresa comunicar mensualmente a sus trabajadores o sus representantes un resumen con la totalizacin de las horas ordinarias efectivamente realizadas, sin esperar a que lo soliciten?

No. A diferencia del artculo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores, que s impone dicha obligacin automtica respecto de la realizacin de horas extraordinarias.

– Deber la empresa seguir realizando un registro aparte de las horas extra?

S, se trata de obligaciones independientes.

– Hay obligacin del registro de la jornada aunque no se hagan horas extra?

S.