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A Request for Proposal (RFP) \u00e9 um documento utilizado por aquelas empresas que valorizam cada centavo de seus investimentos, buscando atingir com eles o melhor retorno poss\u00edvel na contrata\u00e7\u00e3o de novos fornecedores.<\/p>\n
Toda a l\u00f3gica por tr\u00e1s da RFP garante que a empresa encontre a solu\u00e7\u00e3o mais completa para suas necessidades e com a melhor rela\u00e7\u00e3o custo-benef\u00edcio, j\u00e1 que, com a formula\u00e7\u00e3o desse documento, pode ampliar a concorr\u00eancia entre os potenciais fornecedores.<\/p>\n
Neste post, voc\u00ea entender\u00e1 as nuances estrat\u00e9gicas desse documento e como aplic\u00e1-lo \u00e0 realidade do seu neg\u00f3cio. Siga conosco e aproveite a leitura!<\/p>\n
Vimos resumidamente o que \u00e9 a RFP, mas ser\u00e1 que ela \u00e9 realmente necess\u00e1ria para a contrata\u00e7\u00e3o de qualquer produto ou servi\u00e7o de que o neg\u00f3cio precisa?<\/p>\n
Al\u00e9m disso,\u00a0como desenvolver uma RFP<\/strong>\u00a0detalhada para uma necessidade sobre a qual a empresa ainda sabe pouco<\/strong>, ou seja, se desconhece os diferenciais que uma solu\u00e7\u00e3o precisa oferecer?<\/p>\n Por exemplo, uma ind\u00fastria local de pe\u00e7as para maquin\u00e1rios pesados quer entrar no mundo digital e investir no\u00a0marketing de conte\u00fado\u00a0para alcan\u00e7ar mercados al\u00e9m de seus dom\u00ednios e, quem sabe, at\u00e9 exportar para outros pa\u00edses.<\/p>\n De repente, inovar e procurar solu\u00e7\u00f5es diferenciadas parecem decis\u00f5es dif\u00edceis de serem implementadas, n\u00e3o \u00e9 mesmo? Afinal, \u00e9 preciso formular um documento com especifica\u00e7\u00f5es de um servi\u00e7o que sua empresa praticamente desconhece.<\/p>\n Essas d\u00favidas e receios s\u00e3o mais comuns do que se imagina, afinal, muito se fala sobre desburocratizar processos, e, criar uma RFP parece ir, justamente, na dire\u00e7\u00e3o contr\u00e1ria, n\u00e3o \u00e9 mesmo?\u00a0Mas<\/strong>\u00a0o que dizer sobre uma contrata\u00e7\u00e3o que pode gerar preju\u00edzos ao neg\u00f3cio, tanto pelo valor investido quanto pela falta de resultados gerados?<\/strong><\/p>\n O mercado tem mais de um bom fornecedor ou prestador de servi\u00e7os para toda demanda criada e, com isso, \u00e9 preciso ter um crit\u00e9rio justo e racional para avalia\u00e7\u00e3o do conjunto de solu\u00e7\u00f5es que cada um apresenta.<\/p>\n Se criar um documento para solicitar que os poss\u00edveis fornecedores apresentem suas propostas para atender \u00e0 demanda da sua empresa aumenta as etapas do\u00a0processo de negocia\u00e7\u00e3o, ent\u00e3o, precisa agregar valor, certo?<\/p>\n Ent\u00e3o, vamos entender o prop\u00f3sito e os benef\u00edcios de fazer RFP para as aquisi\u00e7\u00f5es e contrata\u00e7\u00f5es da empresa. Veja s\u00f3!<\/p>\n Fazer uma RFP \u00e9 um exerc\u00edcio de reconhecimento das suas necessidades<\/strong>, ou seja, garante que os\u00a0gestores do neg\u00f3cio\u00a0e os colaboradores que est\u00e3o ajudando no processo enxerguem exatamente o que precisam contratar e a prioridade de cada elemento envolvido.<\/p>\n Isso \u00e9 importante porque, uma vez em contato com os fornecedores, cada um deles far\u00e1 uma oferta de acordo com os n\u00edveis de servi\u00e7os a que podem atender. \u00c9 o caso, por exemplo, de uma empresa que deseja que seus fornecedores apresentem propostas para a aquisi\u00e7\u00e3o de 50 smartphones de \u00faltima gera\u00e7\u00e3o.<\/p>\n Nesse caso, a empresa receber\u00e1 propostas de fornecimento de aparelhos usados, novos, com entrega imediata, em 30 dias, com o valor parcelado ou \u00e0 vista, com seguro contra roubo, assist\u00eancia para reparo etc.<\/p>\n Ao seguir sua RFP, a empresa ser\u00e1 objetiva ao analisar as ofertas e contratar aquela que, al\u00e9m de atender \u00e0s suas necessidades previamente informadas, tamb\u00e9m agrega outros diferenciais, em vez de ser seduzida por uma oferta que n\u00e3o contempla todos os requisitos, mas foi bem apresentada, por exemplo.<\/p>\n Uma das informa\u00e7\u00f5es que podem constar na RFP \u00e9 o budget para aquela contrata\u00e7\u00e3o, ou seja,\u00a0or\u00e7amento\u00a0previsto e n\u00e3o negoci\u00e1vel.<\/p>\n Essa informa\u00e7\u00e3o torna o processo mais transparente e garante que tanto os fornecedores quanto a empresa n\u00e3o percam tempo com negocia\u00e7\u00f5es sem futuro de um elemento que \u00e9 r\u00edgido para o neg\u00f3cio.<\/p>\n Um fornecedor que n\u00e3o consegue oferecer a qualidade de seus servi\u00e7os com o or\u00e7amento descrito, por exemplo, pode declinar do convite, alegando que eles n\u00e3o est\u00e3o alinhados com tal budget.<\/p>\n Em contrapartida, aqueles que conseguem trabalhar dentro do budget far\u00e3o\u00a0planejamentos para que sua proposta fique atrativa e, ao mesmo tempo, traga um bom retorno financeiro para seu neg\u00f3cio<\/strong>.<\/p>\n Quando um fornecedor recebe uma RFP, entende que sua proposta ser\u00e1 avaliada e comparada \u00e0 de outros competidores.<\/p>\n Assim,\u00a0seu grau de interesse em atender \u00e0 empresa poder\u00e1 ser medido de acordo com o esfor\u00e7o e comprometimento na hora de enviar sua oferta<\/strong>\u00a0no formato e prazos solicitados, al\u00e9m, \u00e9 claro, do que ele efetivamente apresentar em termos de\u00a0diferenciais frente aos concorrentes.<\/p>\n O documento prev\u00ea uma s\u00e9rie de informa\u00e7\u00f5es que precisam constar na proposta do fornecedor. Sendo assim, como todos eles ser\u00e3o\u00a0apresentados em um formato similar<\/strong>, o processo de compara\u00e7\u00e3o poder\u00e1 ser realizado muito mais rapidamente.<\/p>\n A RFP pode ser enviada para diversos fornecedores, que, por sua vez, podem responder demonstrando seu interesse em seguir na concorr\u00eancia ou n\u00e3o.<\/p>\n Ou seja, se a RFP \u00e9 enviada para 10 fornecedores, alguns deles podem agradecer o convite e apenas recus\u00e1-lo, explicando suas raz\u00f5es, enquanto os demais seguem no processo com o envio da oferta de servi\u00e7os.<\/p>\n Ao final do processo, apenas um ser\u00e1 escolhido dentre os que enviarem, mas todos os outros que tiverem demonstrado uma boa proposta poder\u00e3o ser cadastrados como alternativas do neg\u00f3cio.<\/p>\n Assim, em uma eventualidade com o fornecedor escolhido ou o aumento repentino da demanda, outra solu\u00e7\u00e3o j\u00e1 avaliada, ou seja, o respons\u00e1vel pela segunda melhor proposta, poder\u00e1 ser escolhido como medida emergencial,\u00a0garantindo que a opera\u00e7\u00e3o da empresa n\u00e3o seja comprometida<\/strong>.<\/p>\n ? Kit de RFP de Marketing de Conte\u00fado<\/p>\n ? Kit: RFP de Automa\u00e7\u00e3o de Marketing<\/p>\n ? RFP de Conte\u00fado: como definir sua estrat\u00e9gia da melhor forma<\/p>\n <\/biblioteca><\/p>\n Resumindo, o prop\u00f3sito da RFP \u00e9\u00a0encontrar o fornecedor mais adequado\u00a0para atender \u00e0s demandas da empresa com base em seus diferenciais apresentados, alinhamento com o or\u00e7amento previsto e interesse em estabelecer uma parceria de sucesso.<\/p>\n Isso abre um leque de aplica\u00e7\u00f5es, certo? Ent\u00e3o, a RFP pode e deve ser utilizada para qualquer tipo de compra ou contrata\u00e7\u00e3o? \u00c9 o que veremos a seguir.<\/p>\n Citamos na introdu\u00e7\u00e3o deste post o uso da\u00a0RFP para a contrata\u00e7\u00e3o de uma estrat\u00e9gia de marketing digital\u00a0por uma ind\u00fastria que desconhecia completamente os detalhes sobre esses servi\u00e7os, apesar de entender que aquela seria a solu\u00e7\u00e3o necess\u00e1ria para seu neg\u00f3cio.<\/p>\n Mas a contrata\u00e7\u00e3o de ag\u00eancias de marketing tamb\u00e9m \u00e9 uma demanda de neg\u00f3cios menores. Segundo a pesquisa\u00a0Panorama das Ag\u00eancias Digitais 2019,\u00a058,9% delas atendem a pequenas empresas<\/strong>.<\/p>\n Ou seja, a contrata\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os por meio de uma RFP pode ser aplicada por qualquer modelo de neg\u00f3cio e tem outras funcionalidades, como:<\/p>\n A aplica\u00e7\u00e3o da RFP \u00e9 abrangente e pode ser adotada por \u00f3rg\u00e3os governamentais, grandes empresas e at\u00e9 pequenos neg\u00f3cios, j\u00e1 que a\u00a0organiza\u00e7\u00e3o dos processos\u00a0de compra garante maior efici\u00eancia na escolha sob o aspecto das necessidades atendidas, diretrizes regulamentadas e finan\u00e7as envolvidas.<\/p>\n Mas ainda resta uma quest\u00e3o:\u00a0se a empresa desconhece os elementos e diferenciais dos produtos, servi\u00e7os e fornecedores que precisa valorizar ao fazer sua contrata\u00e7\u00e3o, ent\u00e3o, como preencher a RFP?<\/strong><\/p>\n \u00c9 poss\u00edvel iniciar o processo com uma Request for Information (RFI) endere\u00e7ada a um dos poss\u00edveis fornecedores que seja considerado refer\u00eancia e autoridade do assunto. Nela, podem ser inclusos questionamentos sobre qual \u00e9 o pacote completo dos servi\u00e7os e produtos, para dar um norte ao restante do processo.<\/p>\n Vejamos a seguir como fazer uma RFP completa, entender o papel da RFI e inserir esse modelo de contrata\u00e7\u00e3o no seu neg\u00f3cio.<\/p>\n Empresas de grande porte, institutos e \u00f3rg\u00e3os governamentais normalmente precisam desenvolver suas RFPs tamb\u00e9m de acordo com as diretrizes e leis que regem seus estatutos.<\/p>\n Se n\u00e3o \u00e9 esse o caso do seu neg\u00f3cio, um passo a passo para tornar essa elabora\u00e7\u00e3o estrat\u00e9gica \u00e9 imprescind\u00edvel para o sucesso da contrata\u00e7\u00e3o. Entre eles, podemos citar os seguintes.<\/p>\n Antes de criar uma RFP, \u00e9 fundamental mapear qual \u00e9 a necessidade da empresa e objetivos a serem concretizados com a contrata\u00e7\u00e3o.<\/p>\n No escopo da contrata\u00e7\u00e3o, insira\u00a0o que precisa ser feito, quais produtos ou servi\u00e7os ser\u00e3o cotados, quando eles precisam estar \u00e0 disposi\u00e7\u00e3o do neg\u00f3cio<\/strong>\u00a0etc<\/strong>.<\/p>\n As premissas para que a contrata\u00e7\u00e3o aconte\u00e7a e traga os resultados esperados tamb\u00e9m podem ser elencadas nesse processo, bem como as restri\u00e7\u00f5es e problemas capazes de comprometer seu sucesso. Isso ajudar\u00e1 a escolher o fornecedor mais bem preparado para contornar essas situa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n Depois desse estudo de necessidades e poss\u00edveis solu\u00e7\u00f5es, \u00e9 fundamental buscar refer\u00eancias no mercado, seja por indica\u00e7\u00f5es de outras empresas, seja em associa\u00e7\u00f5es e institui\u00e7\u00f5es que agrupam os fornecedores por classe.<\/p>\n Se voc\u00ea busca desenvolvedores de chatbots para atendimento nas\u00a0redes sociais\u00a0ou uma ag\u00eancia especializada em\u00a0automa\u00e7\u00e3o de marketing, por exemplo, pode procurar indica\u00e7\u00f5es de empresas parceiras, refer\u00eancias em f\u00f3runs e sites na Web, bem como sindicatos e entidades do setor.<\/p>\n Se a contrata\u00e7\u00e3o for muito espec\u00edfica, fazer uma RFI torna-se indispens\u00e1vel. Como j\u00e1 mencionado, ela pode ser enviada \u00e0 empresa considerada refer\u00eancia no mercado para que uma descri\u00e7\u00e3o detalhada de todos os servi\u00e7os e produtos top de linha sejam considerados como refer\u00eancia.<\/p>\n Por\u00e9m, \u00e9 preciso considerar que a entrega dessas informa\u00e7\u00f5es pelas empresas consideradas autoridades no mercado nem sempre ser\u00e1 no tempo desejado ou com a riqueza de detalhes esperado.<\/p>\n Afinal, elas teriam esse esfor\u00e7o sem nenhuma garantia de retorno. Ainda assim, como boa pr\u00e1tica, a maioria delas contribui para o processo.<\/p>\n Com as necessidades mapeadas e a refer\u00eancia de qualidade estabelecida a partir da RFI, \u00e9 poss\u00edvel criar a RFP detalhadamente, n\u00e3o esquecendo campos de informa\u00e7\u00f5es, como:<\/p>\n Se uma empresa deseja contratar um servi\u00e7o de\u00a0call center\u00a0terceirizado, por exemplo, pode apontar que, em alguns per\u00edodos do ano, o volume de sua demanda aumenta, e que esse desafio deve ser contemplado na proposta a ser enviada.<\/p>\n Depois de receber todas as propostas, a an\u00e1lise deve seguir as regras e crit\u00e9rios que foram divulgados, garantindo\u00a0igualdade para todos os fornecedores<\/strong>\u00a0que decidiram participar.<\/p>\n Assim como a empresa determina prazos para a entrega da proposta e avalia o comprometimento dos competidores a partir do cumprimento de suas regras, sua forma de lidar com o processo tamb\u00e9m demonstra respeito e credibilidade para os poss\u00edveis novos parceiros.<\/p>\n Assim que a decis\u00e3o for tomada, a proposta vencedora deve ser notificada, bem como deve haver a notifica\u00e7\u00e3o e agradecimento aos demais participantes.<\/p>\n A etapa final fica por conta da assinatura do contrato e planejamento da implanta\u00e7\u00e3o do novo servi\u00e7o, de acordo com o que foi estabelecido na proposta.<\/p>\n Pensando em todo o processo, fica claro que \u00e9 poss\u00edvel adapt\u00e1-lo a diferentes padr\u00f5es de neg\u00f3cios, e n\u00e3o somente \u00e0queles de grande porte. Isso acontece porque\u00a0a formaliza\u00e7\u00e3o do processo de compra n\u00e3o necessariamente implica o aumento da burocracia do projeto<\/strong>.<\/p>\n Ao contratar uma nova tecnologia, produto ou servi\u00e7o, \u00e9 preciso ter em mente que a aquisi\u00e7\u00e3o deve trazer melhorias ao neg\u00f3cio e, por isso, n\u00e3o pode ser tratada de maneira descompromissada.<\/p>\n Al\u00e9m de envolver custos, pode ser a chave para uma mudan\u00e7a de\u00a0posicionamento no mercado, melhora do\u00a0relacionamento com o cliente\u00a0e afins.<\/p>\n Ou seja, adotar o Request for Proposal (RFP) \u00e9 uma forma de garantir que as novas aquisi\u00e7\u00f5es e estrat\u00e9gias agreguem mais valor aos produtos e servi\u00e7os oferecidos aos clientes, que est\u00e3o cada vez mais exigentes.<\/p>\n Quer entender como trazer mais valor para esses clientes? Uma boa dica \u00e9 entender como se preparar para o consumidor 4.0. Leia aqui sobre\u00a0quem \u00e9 ele, seu comportamento de consumo e valores!<\/p>\n<\/div>\nDelimitar as necessidades da empresa<\/h3>\n
Estabelecer um budget para a aquisi\u00e7\u00e3o<\/h3>\n
Engajar os fornecedores para que apresentem suas melhores propostas<\/h3>\n
Garantir uma compara\u00e7\u00e3o mais objetiva entre as propostas recebidas<\/h3>\n
Aumentar o n\u00famero de potenciais fornecedores<\/h3>\n
Para qual tipo de compra ou contrata\u00e7\u00e3o ela \u00e9 mais adequada?<\/h2>\n
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Como fazer uma RFP eficientemente?<\/h2>\n
Defina o escopo e objetivos da contrata\u00e7\u00e3o<\/h3>\n
Identifique os principais fornecedores para a demanda levantada<\/h3>\n
Considere a necessidade de uma Request for Information (RFI)<\/h3>\n
Detalhe todos os campos da Request for Proposal (RFP)<\/h3>\n
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Analise as propostas enviadas de acordo com o que foi determinado<\/h3>\n
Notifique a proposta vencedora e d\u00ea um feedback aos demais<\/h3>\n