Basta usare impropriamente il termine smart working! Smettiamo soprattutto di riferirlo al lavoro da casa.
\nIn questo articolo vogliamo darti tutte le informazioni per farti capire:
\ncos\u2019\u00e8 lo smart workingcome funzionaquando pu\u00f2 essere applicatocome \u201csmartizzare\u201d concretamente la tua organizzazioneperch\u00e9 \u00e8 fondamentalmente diverso da concetti quali telelavoro, remote working o home working.Per fare un paragone noto a tutti noi digital marketers, sarebbe come confondere la figura di un vero social media manager con quella del \u201ccuggino\u201d (che in qualit\u00e0 di teenager sar\u00e0 bravo sui social, no?) a cui viene chiesto di pubblicare a tempo perso qualche post sulla profilo Instagram della bottega di famiglia.
\nSiamo su piani diversi, sei d\u2019accordo?<\/p>\n
Perch\u00e9 devi leggere questo articolo
\nLo smart working sar\u00e0 il modo di lavorare del futuro.
\nNon sar\u00e0 solo un cambiamento professionale ma un vero di stile di vita.
\nMolti studiosi e imprenditori ritengono che la strada sia gi\u00e0 tracciata: d\u2019altronde l\u2019attuale sistema di lavoro \u00e8 lo stesso che ha preso forma durante con la rivoluzione industriale, quando la maggior parte dei lavoratori non dovevano pensare ma eseguire meccanicamente la propria mansione per un determinato numero di ore al giorno.
\nL\u2019epoca in cui viviamo oggi \u00e8 al contrario sempre pi\u00f9 caratterizzata dalla complessit\u00e0. Vengono richieste le famigerate soft skill, le capacit\u00e0 di problem solving: la vecchia forza lavoro si \u00e8 trasformata in knowledge workers ovvero lavoratori della conoscenza, per usare l\u2019ormai noto termine coniato da Peter Drucker, uno dei padri del project management.
\nUn team di knowledge workers. \u00a9Austin DistelIl valore di un\u2019impresa deriva dai risultati ottenuti dai team pi\u00f9 che dalle ore di lavoro effettivamente svolto delle singole persone.
\nPersonalmente credo che in futuro gran parte delle professioni, cartellini e retribuzioni sulle effettive ore di lavoro svolto, saranno solo un romantico ricordo.
\nSmart working e COVID-19
\nIl 2020 sar\u00e0 ricordato come l\u2019anno del boom dello smart working.
\nPur non parlando di scoperta \u2013 la pratica esiste da moltissimi anni \u2013 ci \u00e8 voluta una terribile pandemia per farlo emergere dalla superficie, almeno in Italia.
\nI dati registrati da Google Trends parlano chiaro.
\nGoogle Trends: l’interesse del termine di ricerca “lavoro agile” (nel senso di smart working) negli ultimi 5 anni in Italia.\u201cGrazie\u201d al lockdown del Covid-19 le organizzazioni hanno dovuto fare di necessit\u00e0 virt\u00f9. D\u2019altronde erano due le scelte: sospendere le attivit\u00e0 oppure lavorare da casa.
\nIn fatto \u00e8 che in qualche modo rocambolesco le cose sono andate avanti lo stesso, sorprendendo anche le aziende pi\u00f9 diffidenti.
\n\u00c8 evidente che per le realt\u00e0 pi\u00f9 lungimiranti, e quindi meglio attrezzate, lo shock di non avere i propri lavoratori in azienda \u00e8 stato pi\u00f9 limitato, mentre per quelle pi\u00f9 tradizionali, non tanto nei termini di settore ma di mindset organizzativo e tecnologico, la sfida \u00e8 stata colossale.
\nMa ora abbiamo un problema bello grosso: molti parlano di smart working senza sapere di cosa stanno parlando. Il caso pi\u00f9 comune \u00e8 la correlazione con il lavoro da casa.
\nSbagliato. O meglio, lo smart working \u00e8 molto, molto di pi\u00f9.
\nLa normativa dello smart working in Italia
\nLa normativa dello smart working in Italia \u00e8 un sotto argomento che preferiamo non approfondire in questa sede: sposterebbe il focus ad aspetti legislativi e burocratici (pi\u00f9 d\u2019interesse per la pubblica amministrazione e le grandi aziende) rispetto a quelli sostanziali e operativi che vogliamo qui sviscerare per aiutarti a comprendere come e se li puoi mettere in pratica nel tuo lavoro di imprenditore, manager, professionista del marketing.
\nAd ogni modo abbiamo riportato alcune considerazioni qui, un articolo, che pubblicammo a inizio lock down.
\nCos’\u00e8 lo smart working
\nDal punto di vista meramente pratico, lo possiamo considerare una modalit\u00e0 di lavoro che non prevede stringenti vincoli spaziali, orari e di strumenti.
\nRipetiamo, spaziali e orari. Per cui lavorare da casa con il tradizionale orario 9-17, se imposto dall\u2019azienda, non \u00e8 tecnicamente smart working.
\nTuttavia per comprendere lo spirito dello smart working \u00e8 pi\u00f9 giusto considerarlo come una filosofia manageriale che punta a dare maggiore flessibilit\u00e0 e autonomia ai lavoratori.
\nCome per la filosofia Agile anche nell\u2019applicazione dello smart working \u00e8 pi\u00f9 importante acquisirne il mindset che replicare i processi utilizzati da altri facendo copia e incolla.
\nCitando l\u2019Agile non posso esimerti a fare un inciso: la legge italiana usa il termine lavoro agile in modo equivalente a smart working, a mio avviso impropriamente poich\u00e9 crea confusione con le note pratiche agili, che per quanto ben si prestino allo smart working, sono un\u2019altra cosa.
\nIn Italia si usa impropriamente il termine “lavoro agile” per intendere lo smart working. \u00a9Jeshoots.comOra focalizziamoci sulle tre parole chiave su cui strutturare lo smart working:
\nRapporto di fiducia tra azienda e lavoratoreResponsabilizzazioneValorizzazione dei talentiCome avrai notato non abbiamo ancora parlato di strumenti: finch\u00e9 non avrai affrontato e sviscerato i tre concetti all\u2019interno della tua organizzazione, non ci sar\u00e0 nessun tool che ti dar\u00e0 i super poteri dello smart worker.
\n1. Rapporto di fiducia tra azienda e lavoratore
\nIl rapporto di fiducia tra l\u2019azienda e il lavoratore (e viceversa) \u00e8 il punto di partenza.
\nComestiamo intuendo lo smart working riduce drasticamente il controllo del manager sui collaboratori, a tutti i livelli.
\nQuesto \u00e8 il motivo per cui lo smart working fa paura a moltissime aziende.
\nSenza sprecare tanta immaginazione, pensiamo all\u2019imprenditore che alle ore 9 del luned\u00ec mattina sorge il dubbio sul fatto che i propri dipendenti siano effettivamente a testa bassa, davanti un pc, a battere la tastiera, al posto di sgranocchiare uno spuntino al bar sotto casa.
\nOppure, venendo al nostro mondo, al marketing manager o project leader che si chiede: \u201cMario ha iniziato a lavorare sull\u2019ultimo articolo del blogUn blog (abbreviazione di “weblog”) \u00e8 un “giornale online”, o un sito web informativo, che mostra le informazioni in ordine cronologico inverso, con gli ultimi… in pubblicazione domani? Luisa si ricorda che alle 12 deve inviare la newsletter?\u201d.
\nSituazioni verosimili, non credi?
\nLo smart working deve essere visto come un contratto di fiducia, il ragionamento deve essere: so che i miei collaboratori faranno i loro compiti con successo, non mi importa se in questo preciso momento sono davanti un pc oppure sotto la doccia.
\nOk, \u00e8 pi\u00f9 facile a dirsi che a farsi, ma vi sono delle pratiche che vengono in aiuto, che di seguito illustreremo.
\n2. Responsabilizzazione
\n\u00c8 l\u2019altra faccia della medaglia. La fiducia va guadagnata dimostrando responsabilit\u00e0 nei confronti dei propri impegni, dei propri colleghi, dell\u2019azienda o cliente che mi paga.
\nIl senso di responsabilit\u00e0 \u00e8 una caratteristica molto importante nello smart working, che l\u2019azienda deve instillare all\u2019interno dello staff. A partire dalla selezione del personale, durante la quale vanno indagati vari aspetti tra cui la predisposizione per l\u2019autonomia e l\u2019orientamento dei risultati. Ne parleremo tra poco.
\n3. Valorizzazione dei talenti
\nLo smart working funziona se all\u2019interno di esso vi sono le condizioni per valorizzare i talenti.
\nPer essere autonomo, flessibile e responsabile, lo staff smart deve essere motivato e capace, quindi in grado di raggiungiungere gli obiettivi prefissati.
\nPratiche come la formazione, le retrospettive, una buona comunicazione interna, la chiarezza di obiettivi e processi, e la condivisione dei valori cardine aiutano ad attirare le persone di maggior talento e a mettere a frutto le loro competenze. Essi altro non sono che la benzina di ogni azienda.
\nLa formazione \u00e8 un aspetto essenziale per la valorizzazione dei talenti. \u00a9Tim MossholderSmart working VS home working
\nOra \u00e8 pi\u00f9 chiaro: lo smart working \u00e8 molto di pi\u00f9 del lavoro da casa.
\nAzzardo nel dire che si tratta proprio di un\u2019altra cosa, al punto che lo smart working non ha come prerogativa l\u2019aspetto caratterizzante dell\u2019home working, ovvero il lavorare da casa.
\nIn ottica smart, lavorare da casa \u00e8 solo una delle possibilit\u00e0 all\u2019interno dell\u2019ampio ventaglio della flessibilit\u00e0.
\nGi\u00e0 il concetto di remote working allarga ulteriormente il concetto spaziale di home working: il lavoro da remoto, infatti, pu\u00f2 avvenire anche da una stanza di albergo, una scrivania di co-working, un tavolino di Starbucks, e cos\u00ec via.
\nIl concetto base \u00e8 che non conta pi\u00f9 da dove lavori. Potenzialmente ovunque vi sia un tavolo, una presa di corrente e una connessione a internet pu\u00f2 diventare una la tua postazione di lavoro per quel giorno.
\nSmart working non significa necessariamente lavorare da casa. Starbucks ebbe un grande rilancio quando, grazie alla free Wi-Fi, di fatto invit\u00f2 i giovani a lavorare nelle loro caffetterie. \u00a9Austin DistelLo smart working \u00e8 molto di pi\u00f9 del remote working.
\nLa confusione tra i termini deriva dal fatto che la flessibilit\u00e0 viene associata principalmente allo spazio, senza considerare l\u2019altro indispensabile fattore: il tempo.
\nLo smart working prevede anche un orario flessibile che il lavoratore si pu\u00f2 gestire come preferisce, compatibilmente con gli impegni assunti (riunioni di team, call con clienti, ecc.).
\nAppare sempre pi\u00f9 evidente che la combo di luogo e orari porti a un\u2019assenza di controllo sul lavoratore, con annesse tutte le comprensibili paure da parte dell\u2019azienda (pagante).
\n\u00c8 qui che entra in ballo l\u2019aspetto pi\u00f9 trascurato ma allo stesso tempo pi\u00f9 sostanzioso dello smart working: lavorare per obiettivi.\u00a0
\nLavorare per obiettivi
\nOggi la maggior parte delle corporation afferma di (far) lavorare per obiettivi. Sono quelle che il sociologo belga Frederic Laloux definirebbe \u201corganizzazioni arancioni\u201d: grazie agli obiettivi, queste aziende mettono in atto una sorta di meritocrazia che porta all\u2019innovazione e quindi al \u201csuccesso\u201d.
\nUna digressione: le argomentazioni di Laloux sono estremamente affascinanti e talvolta critiche nei confronti della competizione aziendale. Pertanto se fossi interessato a conoscere dei punti vista laterali sulla gestione delle organizzazioni ti invitiamo a leggere il suo bestseller Reinventing Organization.
\nTorniamo a noi. Credo che il termine obiettivi sia inflazionato nello stesso modo in cui avvenne con amici durante i primi anni di Facebook.
\nIl significato si dilata e porta a fraintendimenti.
\nOra lancio una provocazione: un team pu\u00f2 lavorare per obiettivi quando, in modalit\u00e0 top-down, vengono indicate esattamente quali micro task svolgere, come svolgerle e in che orari? E ammettiamo che degli obiettivi esistano: sono effettivamente ben definiti oppure lasciano spazio a diverse interpretazioni tra i membri della stessa organizzazione?\u00a0
\nNello smart working gli obiettivi devono essere siano chiari e definiti. \u00a9Markus WinklerDue domande sciocche, ma che palesano le difficolt\u00e0 a monte del lavorare per obiettivi.
\n\u00c8 necessario un cambio di approccio, prima che organizzativo.
\nPartiamo dalle basi.
\nGli obiettivi devono essere chiari poich\u00e9 devono allineare tutti i soggetti coinvolti. Talmente chiari e condivisi da diventare dei connettori, il punto di riferimento per la collaborazione del team. Solo cos\u00ec potremo superare quello che tradizionalmente ci costringe a lavorare insieme: un orario e uno spazio di lavoro uguale per tutti.Gli obiettivi devono essere rilevanti e funzionanti per l\u2019azienda. Il management aziendale dovrebbe definirli, una volta focalizzati i propri prodotti o servizi, riflettendo sui seguenti punti:Il purpose. \u00c8 il why: perch\u00e9 stiamo facendo questo servizio e quindi impostiamo questo obiettivo?Il piano. \u00c8 l\u2019how: come dovremo procedere per raggiungere il goal?La responsabilit\u00e0. Sono il who e il what: cosa deve fare ogni persona per contribuire al conseguimento del nostro obiettivo?Gli obiettivi di marketing: output VS outcome
\nAddentriamoci ora nel nostro mondo, quello del marketing e della comunicazione, per distinguere due diverse tipologie di obiettivi, spesso confuse tra di loro, impendendo cos\u00ec il percorso verso la vera \u201csmartizzazione\u201d.
\nPerdonaci se manteniamo la terminologia in inglese, ma ci appare pi\u00f9 efficace:
\nMarketing Output(s): sono le cose che dobbiamo fare (nel project management, diremmo i deliverable), quello che in una visione tradizionale vediamo come l\u2019obiettivo del lavoro: ottimizzare una pagina prodotto, stilare il piano editoriale, fare un post su Instagram, inviare una newsletter, creare una campagna brandUn Brand \u00e8 un simbolo identificativo, marchio, logo, nome, parola e\/o frase che le aziende usano per distinguere il loro prodotto dagli altri. Una combinazione…, ecc.Marketing Outcome(s): \u00e8 l\u2019impatto del marketing sul business. Sono valori collegati al comportamento degli utenti e li misuriamo ad esempio come costo per leadSpesso tradotto come “contatto”, un lead \u00e8 un individuo o azienda che ha mostrato interesse condividendo informazioni di contatto, come indirizzo e-mail, numero di telefono…, entrate da e-commerce, tasso di abbandono, ecc.\u00c8 evidente, misurare gli output \u00e8 generalmente pi\u00f9 facile rispetto agli outcome. Ma converrai nel riconoscere l\u2019estrema importanza di sincronizzare le due cose, non solo nel team marketing ma all\u2019interno di tutta l\u2019organizzazione.
\nL\u2019argomento obiettivi si sta complicando. Ma non preoccuparti, ci vengono in soccorso gli OKRs.
\nObjectives and Key Results (OKRs).Dagli obiettivi agli OKRs
\nObjectives and Key Results, comunemente noti con l\u2019acronimo OKRs, sono un framework per l\u2019impostazione di obiettivi.
\nL\u2019obiettivo degli OKRs \u00e8 collegare gli obiettivi (perdona il gioco di parole) individuali, di team e aziendali, portandoli in una medesima direzione.
\nA differenza degli obiettivi di stampo \u201ctradizionale\u201d, quindi statici e tipicamente top-down, gli OKRs sono dinamici, collaborativi e permettono di tracciarne l\u2019evoluzione e il loro raggiungimento giorno dopo giorno.
\nUna volta definiti diventano informazioni accessibili a tutti: \u00e8 importante che ogni lavoratore sappia cosa ci si aspetta da lui e dal suo team.
\nE lui cosa aspettarsi dagli altri team e funzioni aziendali. In modo trasparente e condiviso.
\nAd aiutarci in questo servizio esistono diversi tool nati proprio per il fine (ad esempio Weekdone, Ally, RiskHub, quest\u2019ultimo italiano) oppure funzionalit\u00e0 specifiche di software di work management (Jira, Asana, Wrike, ecc.).
\nCome avrai notato OKRs \u00e8 un termine composto da due elementi:
\nObjective. \u00c8 il goal ultimo che l\u2019azienda\/il team vuole raggiungere.Key results. Sono gli indicatori attraverso i quali potrai misurare il progress verso il raggiungimento dell\u2019objective.Concettualmente il modello \u00e8 semplice e universale, in grado di adattarsi alla missionLa mission di un’azienda \u00e8 l’insieme dei suoi obiettivi a lungo termine. Pu\u00f2 essere definita come una breve descrizione dello scopo fondamentale di un’azienda. La… di ogni azienda.
\nDi seguito trovi alcuni case studies pubblicati su una recente ricerca di Asana:
\nOKRs di un’amministrazione pubblica: il caso della citt\u00e0 di Syracuse, negli Stati Uniti. OKRs di un’azienda che sviluppa App: il caso di Duolinguo.OKRs nella vita di tutti i giorni: il caso di John Doerr, pioniere e dovulgatore della metodologia OKRs.OKRs nel marketing
\nGli OKRs si tramutano in una lista di 3-5 obiettivi ad alto livello (objectives), ognuno dei quali misurato attraverso opportuni indicatori (key results). Questi ultimi dovrebbero essere determinati con un punteggio in percentuale (%) oppure da 0 a 1.
\nSolitamente la definizione degli OKRs avviene con cadenza trimestrale (i famosi quarter aziendali), ma non vi \u00e8 un obbligo in tale senso: come detto stiamo parlando di uno strumento flessibile, vi sono infatti realt\u00e0 che preferiscono pianificare gli OKRs mensilmente o addirittura annualmente.
\nSotto troverai degli esempi concreti di OKRs applicati a professioni tipiche del mondo del marketing.
\nEsempi di OKRs di un marketing manager.
\nEsempi di OKRs di un content marketer.
\nEsempi di OKRs di un head of marketing.
\nChi usa gli OKRs
\nGli OKRs funzionano. Sono molte le storie di successo attorno all\u2019adozione degli OKR. L\u2019apripista \u00e8 stata Intel.
\nSiamo a cavallo tra gli anni \u201970 e \u201980 quando l\u2019allora presidente Andy Grove trasformo un\u2019azienda in difficolt\u00e0 \u2013 la concorrenza stava diventando sempre pi\u00f9 agguerrita e innovativa \u2013 nel colosso che oggi conosciamo.
\nEgli cambi\u00f2 il tradizionale approccio di obiettivi top-down introducendo quelli che denomin\u00f2 Intel Management by Objectives, poi semplificati in Objectives and Key Results.
\nIl modello fu codificato e reso celebre dal venture capitalist John Doerr che lo port\u00f2 nella Silicon Valley. Il caso pi\u00f9 eclatante \u00e8 quando, nel 1999, Doerr sugger\u00ec queste idee a due giovani, Larry Page e Sergey Brin, ideatori di una piccola startup, innovativa e ambiziosa, ma ancora senza una vera visione di business.
\nIl suo nome era Google e gli sviluppi sono pi\u00f9 o meno noti a tutti.
\nNel 2018 Doerr ha raccontato la sua storia anche sul palco del TED in uno speech di 11 minuti molto ispirazionale, che puoi vedere qui sotto.<\/p>\n
Oggi le aziende pi\u00f9 moderne e orientate all\u2019innovazione dichiarano esplicitamente di utilizzare framework ad OKRs. Oltre alle gi\u00e0 citate Intel e Google, segnaliamo alcune altre company che probabilmente conoscerai:
\nAmazonFacebookLinkedInTwitterNetflixSpotifyZalandoBooking.comUberMozDropboxEventbriteSaleforce.comAsanaSlackMozillaVodafoneDeloitteOracleGoProLGPanasonicSe ti interessasse approfondire ulteriormente il mondo degli OKRs segnaliamo due testi di riferimento: Measure What Matters del gi\u00e0 citato John Doerr e Objectives and Key Results di Paul R. Niven e Ben Lamorte.
\nNon vuoi aspettare 3 giorni per la consegna a casa del libro? Segui il blog OKRs.com o le pregevoli iniziative di divulgazione della giovane Associazione Italiana OKR.
\nChi pu\u00f2 fare lo smart working
\nOgni professione pu\u00f2 avere un orientamento per obiettivi? Per lo pi\u00f9 s\u00ec.
\nTutte le tipologie di lavoro possono funzionare in smart working? Chiaramente no.
\nSenza fare inutili elenchi di categorie, \u00e8 evidente che alcune mansioni di front office e di customer care devono garantire una copertura oraria e talvolta una presenza fisica (il classico sportello).
\nLo stesso discorso vale per molti lavori del settore metalmeccanico (pensiamo allo staff in produzione, naturalmente legato a macchine non \u201cremotizzabili\u201d) e tutto il mondo della sanit\u00e0 e cura della persona (infermieri, medici, ecc.), solo per fare alcuni altri esempi.
\nMa concentrandoci al mondo dei knowledge works, specificatamente all\u2019ambito del digital marketingIl Digital Marketing \u00e8 la componente del marketing che utilizza internet e le tecnologie digitali online per analizzare il mercato, elaborare strategie e porle in…: non possiamo pi\u00f9 nasconderci dietro a scuse o fare finta che lo smart working sia impossibile.
\nAttenzione: con questo non vogliamo assolutamente sostenere la superiorit\u00e0 del lavoro da remoto rispetto a quello fisico. Anche in Studio Samo, per restare in casa, crediamo moltissimo nel valore di un team co-locato, non solo per la maggiore efficacia della comunicazione vis-a-vis o il bisogno sociale di fare una chiacchiera tra colleghi alla macchinetta del caff\u00e8 (ora con la mascherina).
\nLo smart working \u00e8 flessibilit\u00e0, pertanto \u00e8 compatibile con qualsiasi comportamento che porti maggior benessere per il lavoratore nel rispetto della produttivit\u00e0, in termini di raggiungimento degli obiettivi: personali, di team e aziendali.
\nCome applicare lo smart working
\nLa via maestra \u00e8 il project management. Un project management in grado di passare dal concetto di ore-uomo\/ore-macchina per concentrarsi su cosa conta di pi\u00f9: gli outcomes, i deliverable, la soddisfazione di tutti gli stakeholderUno Stakeholder \u00e8 una qualunque persona, gruppo o azienda che ha un interesse o una preoccupazione per un’azienda. Le parti interessate possono influenzare o essere… (team, management, clienti, ecc.).
\nDobbiamo quindi superare i condizionamenti delle forme contrattuali legate alle classiche modalit\u00e0. Un lavoratore dipendente pu\u00f2 lavorare da remoto? S\u00ec!
\nServe quindi un management aziendale in grado di organizzare e abilitare queste diverse modalit\u00e0 di lavoro. Senza tale passaggio preliminare, l\u2019utilizzo (apparentemente smart) di software quali Teams o Zoom non far\u00e0 altro che amplificare tutte le preesistenti inefficienze di processo.
\nPrendendo spunto dalle esperienze condivise da alcuni autorevoli project manager italiani come Cristiano Ottavian e Marco Caressa, i fronti da analizzare sono essenzialmente tre: il processo di lavoro, la comunicazione, gli obiettivi.
\n1. Aggiusta il processo di lavoro
\nOgni azienda dovr\u00e0 probabilmente rivedere i propri processi e renderli compatibili con la flessibilit\u00e0 di cui abbiamo parlato.
\nSe invece non ti sei ancora mai occupato seriamente del WOW \u2013 acronimo diWay of Working \u2013 del tuo team, \u00e8 giunta l\u2019ora di farlo.
\nUno smart working efficace ha un\u2019ottima organizzazione. Significa che dovrai organizzare le attivit\u00e0 e il lavoro secondo criteri diversi.
\nLa chiave di successo sar\u00e0 quindi impostare procedure snelle assieme a una buona pianificazione del lavoro.
\nInoltre, se l\u2019azienda non l\u2019avesse gi\u00e0 previsto, arriva ora il momento di dare un ritmo al lavoro. Questo consente di rendere le attivit\u00e0 pi\u00f9 digeribili e ispezionabili, tenendo sotto controllo i risultati.
\nA tal proposito gli approcci agili vengono in aiuto: sprint, timebox e interazioni sono parole che probabilmente avrai gi\u00e0 sentito. Semplificando, intendiamo un blocco di tempo, che pu\u00f2 andare da 1 a 4 settimane, all\u2019inizio del quale si decide il lavoro da svolgere e una volta terminato si revisionano i risultati ottenuti in base ad obiettivi prefissati.
\nCome si dice nel gergo, \u00e8 una strategia per \u201cmangiare l\u2019elefante\u201d, ovvero spezzettare un lavoro che visto tutto assieme diventa inaffrontabile.
\nEat the elephant one bite at a time (“mangiare l’elefante una morso alla volta”) \u00e8 un modo di dire in inglese per intendere che i grandi progetti\/problemi vanno affrontati un pezzo alla volta. Lavorare per sprint ti porta verso questa direzione.
\nMai come quando si lavora da remoto, diventa centrale assumere una cultura dei dati e della trasparenza, che permetta sia il controllo dei team leader, sia il coinvolgimento di ogni singolo collaboratore, vedendo su cosa si sta lavorando e il progress di avanzamento dei progetti.
\nNon solo. Ricordiamoci che con lo smart working non vediamo pi\u00f9 chi \u00e8 in ufficio e quante ore \u00e8 alla scrivania: questo comporta il rischio che alcune persone perdano quel senso di riconoscimento e gratificazione del proprio lavoro.
\nInfatti quando si lavora da casa diventa spontaneo chiedersi: qualcuno sta notando il mio impegno?
\nAncora una volta parliamo di trasparenza del lavoro e dei processi. Non abbiamo pi\u00f9 scuse perch\u00e9 oggi gli strumenti di work management digitali, che aiutano in tal senso, sono alla portata di tutte le task(e).
\n\u00c8 onere (e onore) del management mettere i propri collaboratori nelle condizioni di dare il massimo lavorando in modalit\u00e0 smart. Lo possiamo raffigurare in tre livelli:
\nLivello personale: attuare e mantenere una sufficiente conoscenza e relazione tra le persone.Livello di organizzazione: rendere chiari i compiti, i tempi e i modi di lavoro e comunicazione.Livello di strumenti: assicurarsi che tutti abbiamo accesso e sappiano usare gli strumenti.Per dirla ancora con Ottavian e Caressa, \u201cconoscere bene chi (personale) fa (strumenti) che cosa e come (l\u2019organizzazione)\u201d.
\n2. Ottimizza la comunicazione
\nNello smart working la comunicazione \u00e8 un aspetto cruciale. Va ottimizzata, in modo da evitare i due rischi posti agli estremi: la solitudine del silenzio e l\u2019esasperante overload informativo.
\nI principali problemi riscontrati nel lavoro da remoto. Da una ricerca di Buffer del 2019.Ricordiamo le tradizionali modalit\u00e0 di interazione:
\nUno a unoUno a moltiMolti a uno (diverse persone aggiornano una)Molti a molti (tutti collegati scambiando idee)Un buon processo \u2013 vedi punto precedente \u2013 lascia poche incertezze su chi deve dire (e fare) cosa e a chi. Definire molto bene il perimetro delle persone – ruoli, mansioni, responsabilit\u00e0 \u2013 diventa essenziale.
\nMa quello che diventa ancora pi\u00f9 indispensabile \u00e8 sapere quando comunicare in modalit\u00e0 sincrona e quando asincrona.
\nNello smart working i momenti della comunicazione diretta vengono ridotti, pertanto bisogna sapere quando essi sono effettivamente necessari.
\nLe comunicazioni in modalit\u00e0 sincrona vanno utilizzate quando l\u2019obiettivo \u00e8 la convergenza: pensiamo a una riunione di confronto che deve concludere con una decisione. Quindi ne devono conseguire azioni.
\nL\u2019importante \u00e8 evitare che i meeting online diventino come nella parodia di questo video. \u00c8 del \u00a02014, ma ancora terribilmente attuale.<\/p>\n
Mi consola il fatto di non essere l’unico a cui questo video ha fatto scompisciare: \u00e8 diventato in fretta cos\u00ec virale (oggi registra oltre 21 milioni di visualizzazioni) che l’anno successivo la piattaforma Zoom pens\u00f2 bene di farlo replicare in forma di partnership.
\nUn riuscito caso di content marketing. Se vuoi farti altre quattro risate te lo proponiamo qui sotto. <\/p>\n
In modalit\u00e0 sincrona possiamo prevedere anche le principali cerimonie della gestione Agile: lo sprint planning, la sprint review e la retrospective.
\nDiversamente, per tutti i meeting di aggiornamento o allineamento si deve preferire una comunicazione asincrona, ovvero senza gli interlocutori \u201cin diretta\u201d.
\nAttenzione, l\u2019abuso dei mezzi sincroni non si riferisce solo alle classiche conference call, ma anche alle chat real-time come Skype o WhatsApp.
\nFortunatamente oggi disponiamo di moltissimi strumenti anche gratuiti per la gestione delle comunicazioni asincrone, come i tool di work management. Usiamoli!
\nVolendo riassumere: in sincrono affrontiamo le criticit\u00e0 e le negoziazioni, in asincrono le operativit\u00e0 e l\u2019ordinaria amministrazione.
\nQuesta \u00e8 la chiave di volta per ridare valore al tempo delle persone, e allo stesso tempo un approccio che porter\u00e0 un grande aumento di produttivit\u00e0 alle aziende!
\n3. Imposta gli obiettivi
\nIl telelavoro esiste da molto tempo, addirittura precedentemente l\u2019esistenza delle piattaforme tecnologiche che abbiamo a disposizione oggi, quando si parlava di team virtuali.
\nStrutturare lo smart working \u00e8 quindi un\u2019altra cosa.
\nSignifica riconoscere la differenza tra misurare il tempo del lavoro delle persone e misurare l\u2019output (e l\u2019outcome) del lavoro, passando da una visione tayloristica a ragionare per obiettivi.
\nIl metodo principe per la definizione degli obiettivi sono gli OKRs di cui abbiamo disquisito in precedenza.
\nAlcune aziende disruptive stabiliscono gli objectives combinando esigenze top-down con quelle bottom-up, quindi una sintesi tra i desiderata dei vertici aziendali con quanto emerge \u201cdal basso\u201d, dallo staff pi\u00f9 operativo.
\nUna volta fissati gli objectives, saranno i singoli team a individuare i key results che porteranno agli obiettivi di alto livello. Questa \u00e8 una buona pratica che potrebbe aiutarti a stabilire gli obiettivi giusti e ottenere il commitment di tutta l\u2019organizzazione.
\nInfine ricorda la sempre valida regola S.M.A.R.T.,nata dalla filosofia del Management by Objectives (MBO), che in tal caso si sposa anche linguisticamente con il nostro working.
\nOgni obiettivo pertanto dovr\u00e0 essere:
\nSpecific (specifico)Measurable (misurabile)Achievable (raggiungibile)Relevant (rilevante)Time-based (con una scadenza)10 Tips
\nSei arrivato fino a qua, complimenti!
\nTi meriti 10 consigli super pratici che potrebbero esserti molto utili se lavori con team distribuiti, o comunqueladdove il lavoro da remoto diventi preponderante.
\nStabilisci uno o due giorni a settimana \u201cno meeting\u201d in cui si dovranno evitare riunioni o call, in modo che le persone possano organizzare al meglio il proprio lavoro.In alternativa, perseguendo lo stesso proposito, potresti prevedere che i meeting vengano fissati solo al mattino (o al pomeriggio).Acconsenti alle persone di prenotarsi in calendario dei blocchi orari \u201cdo not disturb\u201d nel caso abbiamo necessit\u00e0 di concentrarsi su qualche attivit\u00e0 senza subire le solite interruzioni. Il \u201cnon disturbare\u201d \u00e8 uno status che puoi inserire anche nei tool di comunicazione che hai in uso (Slack, Skype, Asana e molti altri lo prevedono).Chiarifica quando usare la comunicazione sincrona e quando asincrona. Ad esempio disciplina l\u2019uso dei commenti con i tool di work management al posto delle chat. Ancora una volta si eviteranno snervanti interruzioni.Sii scrupoloso nel chiarire cosa si intende per \u201clavoro fatto\u201d e le tempistiche entro cui svolgere le task. \u00c8 la qualit\u00e0 (e chiarezza) delle informazioni, non la quantit\u00e0, che d\u00e0 fluidit\u00e0 e allineamento delle priorit\u00e0 all\u2019interno di un team.La mancanza di socializzazione \u00e8 il grande pain del remote worker. \u00c8 molto facile sentirsi abbandonati dall\u2019azienda. Prevedi uno spazio virtuale per chi vuole fare un break scambiando due chiacchiere con un collega, ad esempio creando una stanza always on su Zoom o Meet: chi vuole socializzare si collega.Per la stessa ragione, anche sfruttando una parte del budgetUn budget \u00e8 una stima delle entrate e delle spese in un determinato periodo di tempo futuro, e viene solitamente compilato e rivalutato periodicamente. I… risparmiato dalla riduzione delle spese per l\u2019ufficio, organizza periodicamente con tutto \u201cl\u2019ufficio\u201d un aperitivo offline (quello vero, con lo spritz, il prosecco e le patatine per capirci). Va bene anche una volta al mese, od ogni due.Alcuni team distribuiti lo fanno e sembra essere efficace per aumentare il senso di inclusione e attaccamento: invia dei gadget aziendali ai membri in occasione del loro compleanno o anche di festivit\u00e0 come il Natale.Assumi persone che abbiano le soft skills del buon smart worker. Spirito di collaborazione, flessibilit\u00e0, proattivit\u00e0 e senso di responsabilit\u00e0 sono un must.Ascolta i pareri dei lavoratori. Come manager o team leader \u00e8 importante che trovi dei momenti di ascolto (anche in video call) per ricevere feedback dalle singole persone: raccoglierai spunti preziosi per ritarare il WOW, il modo di lavorare dell\u2019organizzazione.Conclusioni
\nUna pandemia ci ha tenuti in casa per mesi mostrandoci come sia possibile fare il proprio lavoro lontano dagli uffici. Per molti \u00e8 stata una lezione che segner\u00e0 quella che viene ormai definita \u201cthe new normal\u201d.
\nUn recente sondaggio di LinkedIn sull’eventuale continuazione del telelavoro una volta passata l’emergenza Covid-19. Oltre il 60% ritiene che in qualche misura le aziende continueranno ad adottarlo.Ci troviamo di fronte a un\u2019occasione per ripensare in meglio la modalit\u00e0 di gestione del lavoro, riconfigurandone i processi.
\nAbbiamo visto che vi sono strumenti potenti come gli OKRs, finora appannaggio solamente delle aziende pi\u00f9 innovative.
\nParadossalmente sono state proprio alcune grandi corporate, nonostante il peso delle dimensioni, ad essere state pi\u00f9 pronte nella gestione smart.
\nPer le piccole aziende, snelle e reattive per natura, \u00e8 giunto il momento di cogliere questa opportunit\u00e0 per garantire competitivit\u00e0 negli anni a venire.
\nNon concentriamoci sui tool, molto spesso gi\u00e0 li abbiamo e usiamo: dobbiamo ripensare all\u2019organizzazione e iniziare a vedere il lavoro in modo diverso. Pi\u00f9 moderno.
\nPotremo ottenere benefici ambientali \u2013 a partire dalla riduzione dell\u2019inquinamento dovuta al non recarci per forza ogni giorno in ufficio \u2013 e personali, dato che il bilanciamento tra vita lavorativa e privata \u00e8 diventato sempre pi\u00f9 labile \u2013 in un recentissima ricerca interna di Microsoft \u00e8 stato calcolato un aumento del +52% dei messaggi inviati a colleghi tra le ore 18 e le 24.
\nLo smart working nel suo senso pieno semplicemente rimette al centro le persone, con le loro diversit\u00e0, unicit\u00e0 e bisogni di flessibilit\u00e0.<\/p>\n